¿Cómo hacer una factura electrónica paso a paso?

Emitir una factura electrónica puede parecer complicado cuando es la primera vez, especialmente por conceptos como RFC, régimen fiscal, uso de CFDI, método de pago, forma de pago, CSD y CFDI 4.0.

La buena noticia es que, una vez que conoces los datos necesarios y el proceso, facturar es mucho más sencillo de lo que parece.

Actualmente, la versión válida de los CFDI es la versión 4.0. El SAT señala que la versión 4.0 es la versión vigente de factura electrónica y que su servicio permite generar facturas de manera gratuita.

En esta guía te explicaremos paso a paso cómo hacer una factura electrónica desde cero, qué datos necesitas, qué debes revisar y cómo evitar errores comunes.

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura electrónica es un comprobante fiscal digital que registra una operación y contiene información fiscal y comercial.

El término CFDI significa Comprobante Fiscal Digital por Internet.

El CFDI contiene información sobre:

• • Emisor.
• • Receptor.
• • Productos o servicios.
• • Importes.
• • Impuestos cuando corresponda.
• • Forma y método de pago.
• • Información fiscal necesaria para su emisión.

El SAT establece las características y estructura que deben cumplir los CFDI.

¿Qué versión de factura electrónica está vigente?

Actualmente se utiliza CFDI 4.0.

La versión 4.0 entró en vigor el 1 de enero de 2022 y, desde el 1 de abril de 2023, es la única versión válida para la emisión de comprobantes fiscales.

Si estás comenzando a facturar, debes asegurarte de que tu sistema o plataforma utilice la versión 4.0, ya que versiones anteriores ya no son aceptadas por el SAT.

Puedes consultar más información en el Formato de factura electrónica (Anexo 20) del SAT.

¿Qué necesito para hacer una factura electrónica?

Para emitir un CFDI, normalmente necesitas contar con los siguientes elementos:

• • RFC del emisor.
• • Datos fiscales del emisor (nombre o razón social, régimen fiscal, código postal).
• • CSD cuando corresponda para el sellado.
• • Datos fiscales del receptor (RFC, nombre, régimen fiscal, código postal, uso de CFDI).
• • Información de los productos o servicios (descripción, cantidad, precio).
• • Importe total de la operación.
• • Impuestos cuando correspondan.
• • Uso de CFDI.
• • Método de pago (PUE o PPD).
• • Forma de pago (efectivo, transferencia, tarjeta, etc.).
• • Sistema o herramienta para emitir el CFDI.

¿Qué datos necesito de mi cliente para hacerle una factura?

En CFDI 4.0, existen datos fiscales del receptor que son necesarios para la emisión del comprobante. Estos son:

• • RFC. La clave alfanumérica que identifica fiscalmente al receptor.
• • Nombre o razón social. El nombre registrado fiscalmente ante el SAT.
• • Código postal del domicilio fiscal. El código postal registrado en la Constancia de Situación Fiscal.
• • Régimen fiscal. La clasificación fiscal bajo la cual tributa el receptor.
• • Uso de CFDI. El uso fiscal que el receptor dará al comprobante.

El SAT señala estos datos como información mínima necesaria para emitir la factura al receptor.

Nota: El correo electrónico del cliente puede utilizarse para enviar la factura, pero no es un dato fiscal obligatorio en el CFDI.

¿Dónde puedo encontrar mis datos fiscales?

Puedes consultar tu información fiscal, como RFC, nombre o razón social, código postal del domicilio fiscal y régimen fiscal, en documentos oficiales del SAT como la Constancia de Situación Fiscal.

Es importante que los datos que captures correspondan exactamente con la información registrada fiscalmente. Cualquier diferencia puede ocasionar problemas en la validación del CFDI.

Recomendación: No compartas públicamente tu Constancia de Situación Fiscal. Es un documento que contiene información sensible.

¿Cómo hacer una factura electrónica paso a paso?

Aquí comienza la parte más importante de esta guía. Te explicamos el proceso paso a paso.

Paso 1. Tener listos los datos del emisor

Antes de comenzar, asegúrate de tener disponibles los datos fiscales de tu negocio o de la persona que emitirá la factura:

• • RFC.
• • Nombre o razón social.
• • Régimen fiscal.
• • Código postal fiscal.
• • CSD, cuando corresponda.
• • Información de contacto si el sistema la solicita.

Paso 2. Tener los datos del receptor

Tu cliente debe proporcionarte sus datos fiscales correctamente. Asegúrate de tener:

• • RFC.
• • Nombre o razón social.
• • Código postal del domicilio fiscal.
• • Régimen fiscal.
• • Uso de CFDI.

Recomienda a tu cliente que te proporcione sus datos tal como aparecen en su Constancia de Situación Fiscal.

Paso 3. Capturar el producto o servicio

Registra qué estás vendiendo o qué servicio estás prestando. Normalmente se capturan los siguientes datos:

• • Descripción. ¿Qué producto o servicio es?
• • Cantidad. ¿Cuántas unidades?
• • Unidad. ¿Piezas, horas, kilos, etc.?
• • Valor unitario. ¿Cuánto cuesta cada unidad?
• • Importe. El total por ese concepto.
• • Impuestos cuando correspondan.

Paso 4. Revisar los impuestos

Dependiendo de la operación, pueden existir impuestos trasladados o retenidos. No todas las operaciones tienen exactamente los mismos impuestos.

Importante: No intentes determinar los impuestos de una operación por tu cuenta si no tienes conocimientos fiscales. Si tienes dudas sobre el tratamiento fiscal de una operación específica, consulta a un contador o profesional fiscal.

Paso 5. Seleccionar el uso de CFDI

El uso de CFDI indica el uso fiscal que el receptor dará al comprobante. Este campo debe corresponder con la situación fiscal del receptor y las opciones disponibles.

Nota: No cualquier uso puede ser seleccionado libremente. Debe corresponder con la actividad y situación fiscal del receptor.

Paso 6. Seleccionar método de pago

El método de pago indica cómo se pagará la operación:

• • PUE: Pago en una sola exhibición.
• • PPD: Pago en parcialidades o diferido.

Paso 7. Seleccionar forma de pago

La forma de pago indica cómo se realizó o se realizará el pago, por ejemplo:

• • Efectivo.
• • Transferencia electrónica.
• • Tarjeta de crédito.
• • Tarjeta de débito.

Importante: "Forma de pago" y "método de pago" NO son lo mismo. La forma es cómo se paga (efectivo, transferencia), mientras que el método es cuándo se paga (en una sola exhibición o en parcialidades).

Paso 8. Revisar toda la información

Antes de emitir la factura, revisa cuidadosamente estos datos:

• RFC del receptor correcto
• Nombre o razón social correcto
• Código postal fiscal correcto
• Régimen fiscal correcto
• Uso de CFDI correcto
• Productos o servicios correctos
• Cantidades correctas
• Precios correctos
• Impuestos correctos
• Forma de pago correcta
• Método de pago correcto

Revisar estos datos antes de timbrar ayuda a reducir errores y evitar correcciones posteriores.

Paso 9. Generar y sellar la factura

Una vez revisada la información, el sistema genera el CFDI y realiza el proceso correspondiente de sellado o certificación.

¿Qué significa sellar una factura? Es el proceso mediante el cual se le asigna un sello digital al CFDI, lo que permite validar su autenticidad y que ha sido emitido por el contribuyente correspondiente.

Con TimbraClick, puedes realizar el proceso de facturación desde una plataforma web, sin necesidad de instalar programas adicionales.

Paso 10. Descargar y conservar los archivos

Al finalizar una factura electrónica, normalmente obtienes dos archivos principales:

• • XML: Es el archivo fiscal digital, el comprobante oficial.
• • PDF / Representación impresa: Es una representación visual del comprobante.

El XML es especialmente importante para efectos fiscales y de validación. El PDF es una representación visual, pero no sustituye al XML como comprobante fiscal.

¿Puedo hacer una factura gratis?

Sí. El SAT cuenta con un servicio gratuito para generar facturas CFDI 4.0.

Existen diferentes alternativas y proveedores de facturación. TimbraClick es una alternativa para quienes buscan una plataforma con herramientas adicionales y una experiencia de facturación más sencilla.

¿Cuál es la diferencia entre facturar con el SAT y utilizar una plataforma de facturación?

Facturar con el SAT:

• • Herramienta oficial del SAT.
• • Servicio gratuito.
• • Permite generar CFDI 4.0.

Utilizar una plataforma especializada como TimbraClick:

• • Interfaz más orientada a la gestión diaria.
• • Facilita la administración de clientes.
• • Facilita la administración de productos o servicios.
• • Puede incorporar herramientas de automatización.

Ninguna opción es universalmente mejor. La elección depende de tus necesidades y preferencias.

¿Qué errores debo evitar al hacer una factura?

• 1. RFC incorrecto.
• 2. Nombre o razón social incorrectos.
• 3. Código postal fiscal incorrecto.
• 4. Régimen fiscal incorrecto.
• 5. Uso de CFDI incorrecto.
• 6. Descripción incorrecta.
• 7. Cantidad o precio incorrectos.
• 8. Impuestos incorrectos.
• 9. Forma de pago incorrecta.
• 10. Método de pago incorrecto.
• 11. No revisar la factura antes de emitirla.
• 12. No conservar el XML.

¿Qué pasa si me equivoco en una factura?

Si detectas un error en una factura que ya fue emitida, existen procedimientos de cancelación y sustitución de CFDI cuando corresponde.

Para conocer más detalles, consulta nuestro artículo próximo:

¿Cómo cancelar una factura electrónica y qué significa cada motivo de cancelación?

¿Puedo enviar la factura directamente a mi cliente?

Sí. Después de emitir el CFDI, el emisor puede entregar o enviar al receptor los archivos correspondientes, especialmente el XML y la representación impresa (PDF).

Con TimbraClick, puedes gestionar la facturación y facilitar el envío de comprobantes a tus clientes de manera ágil.

¿Cómo facilita TimbraClick la facturación?

TimbraClick es una plataforma de facturación electrónica diseñada para simplificar la gestión de tus comprobantes fiscales:

• • Facturación electrónica CFDI 4.0.
• • Administración de clientes.
• • Administración de productos y servicios.
• • Carga de CSD.
• • Diferentes formas de facturar (Link Rápido, Link con Datos, Facturar Directo).
• • Gestión desde una plataforma web.

En lugar de comenzar cada factura desde cero, puedes centralizar tu información y gestionar tu facturación desde una sola plataforma.

¿Quieres hacer tu primera factura?

Con TimbraClick puedes gestionar tu facturación electrónica desde una plataforma sencilla y pensada para negocios en México.

Conclusión

Hacer una factura electrónica puede parecer complicado la primera vez, especialmente por la cantidad de datos fiscales que se requieren. Sin embargo, como has visto a lo largo de esta guía, el proceso es bastante lógico una vez que conoces los pasos.

La clave está en tener preparada la información correcta antes de comenzar: los datos del emisor, los datos del receptor, los productos o servicios, los impuestos, la forma y método de pago, y el uso de CFDI.

Revisar la información antes de timbrar es el paso más importante. Una revisión cuidadosa puede evitar errores que luego requieran cancelaciones o correcciones.

Ya sea que utilices el servicio gratuito del SAT o una plataforma especializada como TimbraClick, lo más importante es que entiendas el proceso y tengas tus datos fiscales correctamente registrados.

Ahora que conoces cómo hacer una factura electrónica paso a paso, estás listo para emitir tus primeros CFDI 4.0.

🚀 ¿Listo para hacer tu primera factura?

Con TimbraClick puedes gestionar tu facturación electrónica desde una plataforma sencilla y pensada para negocios en México.